Automatización e IA para pymes en Barcelona

Qué tareas de tu pyme se pueden automatizar

En casi todas las pymes hay tareas que alguien hace a mano cada semana y que siguen siempre los mismos pasos. Copiar los datos de un formulario a una hoja de cálculo. Enviar el mismo correo de confirmación. Recordar a un cliente que tiene una factura pendiente. Montar el informe del mes juntando datos de tres sitios.

Ninguna de estas tareas es difícil. El problema es que se comen horas, se olvidan cuando hay prisa y dependen de que la persona que las hace esté ese día. Automatizar consiste en que un sistema haga esos pasos por ti, siempre igual, y te avise solo cuando algo necesita tu atención.

No hace falta ser una empresa grande ni tener un departamento de informática. Muchas automatizaciones útiles conectan herramientas que ya usas: tu web, tu email, una hoja de cálculo de Google o Excel, tu programa de facturación o tu CRM.

Ejemplos concretos de automatización en una pyme

Son casos habituales. Cada negocio tiene los suyos, pero sirven para hacerse una idea de qué se puede hacer y qué complejidad tiene.

Seguimiento de clientes

Una consulta puede llegar por la web y quedarse olvidada en un correo. Podemos registrarla en una hoja compartida o herramienta de clientes, asignar un responsable y mostrar si está pendiente, atendida o cerrada.

Definimos qué datos se guardan, quién puede verlos, qué avisos hacen falta y cómo se corrige un fallo. La entrega incluye una prueba con datos de ejemplo y una explicación para las personas que utilizarán el flujo.

1. Del formulario de tu web a tu hoja de cálculo o CRM, y respuesta por email

Alguien rellena el formulario de contacto de tu web. Ahora mismo, quizá te llega un correo y alguien copia el nombre, el teléfono y la consulta a una hoja de cálculo. Con una automatización, cada envío se guarda solo en la hoja o en el CRM, con fecha y origen, y el cliente recibe al momento un email de confirmación con lo que pasará a continuación. Si la consulta es de un tipo concreto, por ejemplo un presupuesto, se puede avisar a la persona que lo lleva.

Así cada consulta puede quedar registrada y tener una confirmación de recepción. Las pruebas y los avisos de error ayudan a detectar envíos que no se hayan procesado.

2. Facturas y recordatorios de pago

Cuando cierras un trabajo o llega una fecha, se genera la factura en tu programa de facturación con los datos del cliente, se envía por email y se guarda en la carpeta que toca. Si a los X días no está pagada, sale un recordatorio amable. Si sigue sin pagarse, te llega un aviso a ti para que decidas.

Aquí la clave es que tú defines las reglas una vez y el sistema las aplica siempre igual, sin que nadie tenga que acordarse.

3. Avisos por WhatsApp o email

Recordatorios de cita el día antes, aviso de que un pedido está listo para recoger, confirmación de una reserva. Por email es sencillo. Por WhatsApp se puede hacer con la API oficial de WhatsApp Business, que tiene sus propias condiciones y costes por mensaje, así que antes de proponerlo te explico qué implica.

4. Informes periódicos que se montan solos

Si cada lunes o cada mes alguien junta ventas, pedidos, consultas o horas en un documento, eso se puede preparar automáticamente. El sistema recoge los datos de cada herramienta, los ordena y te envía un resumen por email o los deja en una hoja de cálculo lista para revisar. Tú dedicas el tiempo a leer el informe, no a montarlo.

5. Sincronizar catálogo, precios o stock entre herramientas

Si vendes en tu tienda online y también en otro canal, o si tu catálogo vive en una hoja de cálculo y la web se actualiza a mano, es fácil que algo se quede desfasado. Una sincronización mantiene productos, precios o existencias iguales en todas partes, con un registro de qué ha cambiado y cuándo.

Este caso necesita más cuidado: si se sincroniza un dato mal, se propaga. Por eso lo monto por fases y con avisos cuando algo no cuadra.

IA para consultas y documentos

Podemos incorporar inteligencia artificial cuando el proceso necesita interpretar texto o documentos. Algunos ejemplos:

• Clasificar consultas: identificar el motivo de un correo y proponer a qué persona o área dirigirlo. Las consultas dudosas quedan para revisión.
• Preparar respuestas: generar un borrador basado en tus servicios, condiciones y documentación. Una persona comprueba el contenido antes de enviarlo al cliente.
• Extraer datos de documentos: preparar campos de facturas, pedidos o formularios para revisarlos y trasladarlos a una hoja de cálculo o aplicación. Los datos incompletos o dudosos se señalan antes de continuar.

El registro de solicitudes, los recordatorios o el traslado de datos entre aplicaciones también pueden resolverse con reglas e integraciones convencionales. Elegimos la solución según el proceso y la combinamos con IA cuando resulte útil.

Cómo comprobamos que merece la pena

Empezamos con una muestra acordada y una referencia de cuánto tarda ahora el equipo. Probamos casos habituales, incompletos y ambiguos. Revisamos los aciertos, errores, tiempo de corrección y coste de uso antes de decidir si ampliamos el flujo.

La propuesta define qué información se procesa, qué proveedor se utiliza, quién tiene acceso, qué pasos requieren aprobación y qué ocurre si el sistema falla. Recibes el flujo configurado, las comprobaciones y las instrucciones para utilizarlo. Las cuotas y el consumo de las herramientas se detallan por separado; el ahorro no se fija de antemano sin medir tu caso.

Con qué herramientas trabajo

Elijo la herramienta según el caso, no al revés.

• n8n: permite construir flujos que conectan herramientas, y se puede instalar en un servidor propio. Encaja cuando hay muchos procesos o datos que prefieres tener bajo tu control, con un coste fijo de servidor.
• Make: una plataforma en la nube con conexiones listas para muchas aplicaciones. Es rápida de montar para casos sencillos; cobra según el uso.
• APIs y código propio: cuando una herramienta no tiene conexión preparada o el proceso es demasiado específico, lo programo directamente. Llevo más de 20 años desarrollando software y esto me permite no depender de lo que ofrezca una plataforma concreta.
• Claude (la IA de Anthropic): para las partes que requieren entender texto, como clasificar consultas o resumir información. Lo uso en mi trabajo diario de desarrollo, siempre con revisión.

Antes de empezar te explico qué herramientas usaría, qué cuotas mensuales tendrías y a nombre de quién quedan las cuentas. Lo normal es que estén a tu nombre.

Qué no conviene automatizar

Una parte importante del diagnóstico es decirte qué dejaría como está.

• Procesos que cambian cada vez. Si cada caso es distinto, automatizarlo sale más caro que hacerlo a mano.
• Tareas que haces muy de vez en cuando. Si algo te lleva diez minutos al trimestre, no compensa.
• Decisiones que necesitan criterio. Aprobar un descuento, responder una queja delicada o decidir con un cliente qué hacer. Ahí el sistema puede preparar la información, pero decide una persona.
• Procesos que todavía no están claros. Si cada persona del equipo lo hace de una forma, primero hay que acordar cómo se hace. Automatizar un desorden solo lo hace más rápido.
• Respuestas automáticas a clientes sin revisar. Sobre todo con IA. Prefiero un borrador revisado que una respuesta equivocada enviada en tu nombre.

Cómo trabajo un proyecto de automatización

1. Primera consulta gratuita de 30 minutos. Me cuentas qué hacéis a mano y con qué herramientas. Te digo qué automatizaría primero, qué no y una horquilla de precio.
2. Propuesta cerrada. Te envío por escrito qué haré, con qué herramientas, qué costes mensuales tendrías aparte y qué queda fuera.
3. Montaje y pruebas con datos reales. Construyo el flujo, lo pruebo con casos reales y con los casos raros (un campo vacío, un email mal escrito, una herramienta que no responde). Añado avisos para que ningún fallo pase desapercibido.
4. Traspaso y documentación. Te explico cómo funciona y te dejo por escrito qué hace cada paso. Si quieres, sigo revisándolo con soporte web por horas o dentro del mantenimiento web.

Qué necesito que me prepares

No hace falta que lo tengas todo documentado. Para el diagnóstico me basta con que me expliques el proceso tal como lo hacéis hoy, paso a paso, y qué herramientas intervienen. Si tienes un ejemplo real (un formulario recibido, una factura, el informe del mes pasado), mejor todavía.

Para el montaje necesitaré acceso a las herramientas que hay que conectar, normalmente con un usuario propio para no usar tus contraseñas. También te pediré una persona de contacto que conozca bien el proceso, porque los detalles importantes suelen estar en los casos raros: el cliente que paga en dos veces, el pedido que se cancela a medias, el formulario que llega sin teléfono. Cuanto antes salgan esos casos, mejor queda la automatización.

Por qué hacerlo conmigo

Soy Siscu, desarrollador con más de 20 años en producto digital de empresas como Softonic, coches.net, PromoFarma o Acierto, donde los formularios, las integraciones y los flujos de datos son el día a día. Ahora aplico esa experiencia a procesos de pymes, con una ventaja práctica: si una plataforma no llega, lo programo.

La misma persona que te atiende en el diagnóstico es la que monta la automatización y la que la revisa si algo cambia. Las cuentas y los flujos quedan a tu nombre. Y si lo que necesitas es una herramienta interna completa en vez de conectar piezas, también puedo hacerla con desarrollo web a medida.

Trabajo desde Barcelona. Puedo reunirme contigo en Barcelona o el área metropolitana, y en remoto con cualquier pyme de España.

Precio de una automatización

Publico precios orientativos para que sepas desde el principio en qué rango nos movemos. Los tienes en las tarjetas de esta página: el diagnóstico es gratuito, una automatización sencilla parte de un precio cerrado y los proyectos con varias herramientas se presupuestan según el alcance.

Lo que más influye en el precio es cuántas herramientas hay que conectar, si tienen una conexión preparada o hay que programarla, cuántos casos especiales tiene el proceso y si hay una parte con IA. Aparte de mi trabajo, algunas herramientas tienen cuota mensual; te la indico en la propuesta para que sepas el coste total. Si quieres ver el resto de tarifas, están en precios.